Ano novo, email novo: 5 dicas para se livrar do caos na sua caixa de correio eletrónico

Quantas vezes recebeu notificações de armazenamento cheio na sua ‘inbox’? Não desespere. É possível diminuir a quantidade de mensagens desnecessárias. E qual é o melhor momento para o fazer senão o início do ano? Deixe todo o correio eletrónico acumulado em 2024: contas da água, bilhetes de avião, marcações de restaurante e até as fotos do sobrinho que nasceu em 2009 - está na hora de um ‘reset digital’. 

Fazer uma limpeza digital pode trazer vários benefícios. Em primeiro lugar, reduz a probabilidade de roubo de dados pessoais, porque se alguém entrar no email, não haverá tanta informação pessoal ou financeira para usurpar. Em segundo lugar, irá sentir-se mais produtivo e focado, sem a pressão de vaguear no meio de mensagens irrelevantes para chegar às importantes. 

No meio de toda a confusão, deve haver conteúdo relevante que vale a pena guardar. Portanto, deixemos a opção nuclear – eliminar tudo – para último recurso. 

A forma mais difícil de lidar com o problema é filtrar cada email que entra. Todos os dias. Todas as semanas. Todos os meses. Parece cansativo, não parece? Então, preste atenção às seguintes dicas listadas pela Associated Press.

Fora com os anexos

Quantos documentos desatualizados tem na sua ‘inbox’? O correio eletrónico com ficheiros anexados ocupa grande espaço na conta de email. Embora o espaço de armazenamento não seja tão limitado como antes, comece por rever e eliminar as mensagens de maiores dimensões.  

No Microsoft Outlook, olhe para a barra em cima da caixa de entrada e dirija-se a “Ordenar por”. De seguida, altere para “Tamanho” e selecione “Maiores Primeiro”. Agora, com as mensagens mais pesadas no topo, pode eliminá-las. Também é possível filtrar o correio com ficheiros na secção de “Filtros”, clicando em “Tem ficheiro”. E, se precisar de apagar apenas o ficheiro salvaguardando a mensagem, clique com o botão do lado direito no anexo e selecione a opção “Eliminar”. 

No Gmail, vá aos filtros na barra de pesquisa e selecione “Tamanho superior a”. Comece com 20 megabytes e depois diminua gradualmente o número. 

Reorganizar e eliminar

Sempre que dá o email a alguma entidade, pode acabar em várias subscrições de publicidade ou ‘newsletters’ que ocupam espaço indesejado.  

É bastante aborrecido apagar notificações individualmente, por isso, filtre a pesquisa por remetente e elimine em grupo. Tanto no Outlook como no Gmail, pode utilizar a barra de pesquisa e colocar o endereço de email da entidade que desejar no botão “De:”. 

A data de envio também pode ser útil para filtrar mensagens mais antigas que nunca chegou a eliminar. Em ambos os serviços de email, é possível definir um intervalo de datas para se ver livre, por exemplo, de todas as contas da luz que não precisa.

A chave está nas palavras-chave

Farto de emails de subscrições e eliminar as mensagens antigas parece no ser suficiente? Coloque o termo “unsubscribe” ou “cancelar a subscrição” nas palavras-chave da barra de pesquisa. Estas palavras irão identificar todas as ‘newsletters’. Navegue pelos resultados e apague o que entender.

Porque é que fui identificado neste email?

De certeza que já foi adicionado como destinatário em “Cc”, ou ‘Carbon Copy’, a alguma mensagem que lhe é pouco relevante.  

No Outlook, é possível filtrar os emails onde não é o destinatário principal. Vá às definições do correio, clique em “Regras” e “adicione nova regra”. Depois adicione a condição "estou na linha Cc”. Agora, pode mover para uma pasta e decidir o que eliminar com mais atenção. 

Os utilizadores do Gmail têm a vida facilitada. Escreva “cc: endereço de email próprio” na barra de pesquisa e faça a seleção. 

Eliminar tudo

Seguiu todas as dicas e continua com a caixa de email cheia? Chegou a hora de considerar eliminar tudo.  

Esta opção permite acabar com a ansiedade e preocupação de milhares de mensagens por organizar. Mas pode perder conteúdo importante ou precioso, portanto, pondere bem antes de tomar uma decisão.