A edição de hoje
C•Studio é a marca que representa a área de Conteúdos Patrocinados do universo Medialivre.
Aqui as marcas podem contar as suas histórias e experiências.
A partir do dia 1 de julho, as pequenas e médias empresas, as microempresas e as entidades públicas enquanto entidades contratantes passam a ter de emitir faturas eletrónicas. Saiba as regras.
18 de fevereiro de 2022 às 08:49A emissão de faturas eletrónicas é obrigatória, desde janeiro de 2020, para as grandes empresas, nomeadamente as que tenham mais de 250 funcionários, mais de 50 milhões de euros de faturação e 43 milhões de euros de balanço, em Portugal. A partir do dia 1 de julho deste ano esta implementação vai alargar-se às pequenas e médias empresas, às microempresas e às entidades públicas enquanto entidades contratantes.
Prepare-se, porque há normas a cumprir neste processo e a Saphety tem a solução para as empresas estarem em conformidade total nesta nova fase. Sabia que, por exemplo, enviar por e-mail uma fatura em PDF não é suficiente para esta ser considerada uma fatura eletrónica, segundo as diretivas da União Europeialegislação nacional?
Faturação eletrónica: o que é?
De acordo com a União Europeia, a fatura eletrónica é "uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o processamento automático e eletrónico". Exige, portanto, que os dados sejam criados com uma estrutura correta – definida por um modelo standard europeu e adaptado em Portugal para o formato CIUS-PT. Há inúmeras vantagens, com a fatura eletrónica a ser enviada diretamente do sistema do vendedor para o comprador, deixando de haver necessidade de inserção manual. É, por isso, considerado um modelo mais simples, mais rápido e mais seguro. Além de obrigatório, claro.
Empresas: vantagens da faturação eletrónica
• Menos erros com a automatização dos processos, que permite a integração direta nos sistemas dos clientes
• Menor carga administrativa, menos recursos necessários para a impressão e expedição, e poupança de processos
• Envio automatizado, que torna mais rápidos os métodos de contabilização, aprovação e pagamento
Mas, então, consideramos que todas as faturas em PDF são legais?
Não. Como indicámos acima, uma fatura em PDF ou em imagem digital (.jpg, por exemplo) não tem, por si só, valor legal. Não basta. Uma coisa é uma fatura eletrónica, outra coisa é, meramente, uma fatura digital. Vejamos assim: a fatura digital é a apresentação visual da fatura, um complemento para que os dados nela contidos sejam compreensíveis para o utilizador. Já a fatura eletrónica é mais do que isso, ao representar a transmissão eletrónica dos dados de faturação
Por isso, não basta que entregue um fatura em PDF ou digitalizada para esta ser considerada legal. Além de as faturas eletrónicas serem emitidas através de programas certificados pela Autoridade Tributária e de respeitarem a estrutura definida por um modelo europeu (o que simplifica as trocas comerciais entre Estados-membros), estas devem também incluir uma assinatura digital – o equivalente à validade e autenticidade da assinatura física em papel.
Normas a ter em atenção
A fatura PDF (mesmo com assinatura qualificada) deixa de ser legal no âmbito de contratos públicos a partir de 1 de julho. Mantém-se válida para a restante faturação, nomeadamente no âmbito do sector privado. Isto significa que, para a facturação no âmbito de contratos públicos, apenas a fatura eletrónica será considerada legal
Faturação eletrónica com a Saphety
Ao subscrever, sem fidelização, um dos planos mensais da Saphety disponíveis – com planos que se ajustam ao volume de faturas enviadas –, a Saphety vai gerar, assinar, arquivar e entregar as faturas eletrónicas aos respetivos clientes, de acordo com a legislação em vigor – seja através de uma fatura em PDF com assinatura qualificada ou de uma fatura eletrónica, consoante os requisitos do destinatário.
Esta é a resposta para que as empresas se adaptem mais facilmente e rapidamente a uma nova realidade, tirando partido de todas as vantagens associadas à faturação eletrónica, obedecendo, claro, ao enquadramento legal e respondendo de forma adequada aos desafios da transformação digital, num momento em que a faturação eletrónica deve ser uma prioridade e que é, além do mais, inevitável. Portanto, quanto mais cedo aderir, melhor.
Benefícios da solução Saphety
• Cumprimento da nova legislação para a faturação eletrónica, no âmbito dos contratos públicos
• Cumprimento da nova legislação para faturas em PDF, com recurso a uma assinatura eletrónica qualificada
• Envio e recebimento das faturas eletronicamente através de uma plataforma única, a partir de qualquer sistema ou formato
• Acesso a mais de 90% das entidades públicas ligadas à Saphety e principais empresas do setor privado, com garantia de envio direto para o cliente, quer do setor público quer privado
• Planos de adesão que respondem a diferentes necessidades: até 5 faturas/mês, até 10 faturas/mês, até 50 faturas/mês e até 500 faturas/mês
Fundada em 2000 e adquirida pela gigante mundial Sovos em julho de 2021, a Saphety é uma empresa multinacional de origem portuguesa líder em soluções de faturação eletrónica, troca eletrónica de dados e apresentação eletrónica de faturas.
Com presença em Portugal, Brasil e Colômbia, a Saphety conta com 10 mil empresas clientes e mais de 190 mil utilizadores em 52 países – tanto em setores privados – telecomunicações, retalho, transportes, logística, energia, banca, serviços e saúde – como no setor público.
